Làm mất hoặc không lưu trữ được hóa đơn điện tử theo quy định, hộ kinh doanh có thể bị phạt từ 8–15 triệu đồng theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Mất dữ liệu hóa đơn, hộ kinh doanh có thể bị phạt từ 8-15 triệu đồng. Ảnh: Hà Vy
Không ít hộ kinh doanh cho rằng chỉ cần đã lập và gửi hóa đơn cho khách hàng là hoàn thành nghĩa vụ. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm và bảo đảm khả năng truy xuất khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Khi dữ liệu hóa đơn không còn khả năng truy xuất, hộ kinh doanh có thể bị xác định vi phạm quy định về lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử, dù không phát sinh hành vi trốn thuế.
Mức phạt 8–15 triệu đồng nếu làm mất dữ liệu hóa đơn
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi vi phạm quy định về lưu trữ, bảo quản hóa đơn điện tử có thể bị xử phạt:
- Phạt tiền từ 8 – 15 triệu đồng nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn điện tử mà không bảo đảm lưu trữ theo quy định.
- Trường hợp không cung cấp được hóa đơn điện tử khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra cũng có thể bị xử phạt từ 5 – 10 triệu đồng, tùy tính chất hành vi.
- Quy định yêu cầu hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm và bảo đảm khả năng truy xuất khi cần.
Phân biệt mất dữ liệu và không lập hóa đơn
Với hộ kinh doanh, việc không lập hóa đơn và làm mất dữ liệu hóa đơn là hai hành vi có bản chất pháp lý khác nhau. Hộ kinh doanh cần phân biệt rõ:
- Không lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch là hành vi khác, có mức phạt cao hơn nhiều.
- Đã lập hóa đơn nhưng làm mất dữ liệu hoặc không lưu trữ đúng quy định là vi phạm về lưu trữ, với mức phạt 8–15 triệu đồng.
Dù không phát sinh hành vi gian lận thuế, việc không còn dữ liệu hóa đơn vẫn bị coi là không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ lưu trữ theo quy định.
Luật Quản lý thuế 2025 cho phép xem xét các yếu tố như sự cố kỹ thuật hoặc tình huống bất khả kháng khi áp dụng xử phạt. Tuy nhiên, nếu hộ kinh doanh không thực hiện sao lưu, không bảo đảm hệ thống lưu trữ ổn định hoặc để mất dữ liệu do chủ quan, việc xử phạt là có căn cứ pháp lý rõ ràng.
Hộ kinh doanh cần chuẩn hóa việc lưu trữ hóa đơn điện tử
Để hạn chế rủi ro xử phạt, hộ kinh doanh cần chủ động rà soát lại cách lưu trữ và quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử. Trước hết, nên lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ có hệ thống lưu trữ tập trung, khả năng sao lưu tự động và bảo đảm truy xuất dữ liệu ổn định. Việc chỉ lưu hóa đơn trên một thiết bị cá nhân như điện thoại hoặc máy tính riêng lẻ tiềm ẩn nhiều rủi ro khi thay đổi thiết bị hoặc xảy ra sự cố kỹ thuật.
Bên cạnh đó, hộ kinh doanh nên thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ và kiểm tra khả năng truy xuất hóa đơn, đặc biệt sau khi cập nhật phần mềm hoặc chuyển đổi hệ thống. Trong điều kiện cho phép, việc lưu trữ song song trên nền tảng đám mây hoặc hệ thống máy chủ của nhà cung cấp sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ mất dữ liệu.
Trong bối cảnh quản lý thuế dựa trên dữ liệu điện tử, hóa đơn không chỉ cần được lập đúng mà còn phải được lưu trữ đúng và đầy đủ. Mức phạt có thể lên tới 15 triệu đồng cho thấy nghĩa vụ quản lý dữ liệu hóa đơn đã trở thành yêu cầu pháp lý bắt buộc, không còn là vấn đề kỹ thuật mang tính tùy chọn.
Song Anh
